La interrogante de cómo administrar mejor el tiempo es una de las más recurrentes de los fundadores de startups. Y esta debe hacerse en especial cuando se está luchando para completar un elemento de la lista de tareas pendientes, mientras otros empresarios han completado su lista en un día.
Y no se trata de que tengan algún súper poder, más bien de que saben cómo administrar su tiempo correctamente. Por lo que el día de hoy te entregaremos 12 consejos para que hagas de tu administración del tiempo más eficiente.
Levántate temprano y ten una rutina matutina
Personas tan exitosas como Jeff Bezos, Mark Zuckerberg o Elon Musk se levantan temprano y tienen rutinas matutinas. Cada uno cuenta con su rutina particular, pero el hecho es que esta funcione para ti, lo cual marcará el tono del día.
Si sales corriendo para llegar a tiempo al trabajo, puede ser el causal de que se arruine tu día, ya que al llegar atrasado comenzarás todo tarde, por lo que las tareas más críticas no serán prioridad cuando a esa altura del día lo deberían ser.
Así es como se tendría que ve runa rutina en la mañana:
- 5:15 despertar.
- 5:30 ejercicio.
- 6:00 ducharse y vestirse.
- 6:30 escribir y reflexionar.
- 7:00 responder correos y establecer metas del día.
Cuando has completado tareas menos complicadas te sentirás más relajado, centrado y preparado. Asegurando que el resto del día sea igual de productivo.
Haz lo más importante primero
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James Clear afirma que este es el único consejo de productividad que vas a necesitar. Donde la realidad, es que la mayoría de nosotros somos más productivos en las mañanas y esto tiene mucho que ver con los ritmos circadianos de cada persona.
Siendo una explicación más clara por parte de John Meyer, que nuestro enfoque es un tanque de gasolina que todas las noches se debe llenar. Donde las cosas de la vida diaria consumen el combustible, por lo que al final del día es difícil ser productivo.
Incluso una investigación ha encontrado que las 2:55 p.m. es el momento menos productivo del día porque hemos llegado a nuestra pausa posterior al almuerzo.
Divide tu semana
Para Barbara Corcoran de Shark Tank, dividir la semana laboral en tareas similares el mismo día la hace más productiva.
Haciendo que cada año se siente con el calendario del año pasado en la mano para revisar el comportamiento pasado que fue efectivo. Tratando de identificar patrones de trabajo repetitivos para anticipar el trabajo y dividir las tareas.
Por ejemplo, si la mayoría de los discursos o reuniones fueron un martes o miércoles se tendrá claro que no se tiene que programar mucho esos días en el futuro.
Esta profesional también usa los días lunes para concentrarse en sus proyectos a largo plazo.
Concentrarse en lo que ama y hace mejor
Richard Branson es un gran defensor de esto, creyendo que los empresarios solo tienen que enfocarse en las actividades que disfrutan y en las que destacan. Y para todo lo demás se tiene que delegar, subcontratar o automatizar.
Destacando la importancia del arte de delegar, por lo que se hace importante saber dar un paso atrás, por lo que la empresa tiene que estar configurada para que continúe sin ti.
Establecer nuevos hábitos y estrategias
Un secreto que tienes que saber, es que puedes leer variedad de consejos de gestión del tiempo, pero si quieres tomar el control de tu tiempo tendrás que hacer un cambio interno.
Prueba con algunos de estos enfoques:
- Técnica Pomodoro
Recibe su nombre del temporizador con forma de tomate. Pero la gracia de la técnica es que tomas microdescansos. Comenzando con un sprint de 25 minutos y luego descansa 5 minutos. Repite este ciclo 4 veces y luego tómalo por más tiempo, alrededor de 15 a 30 minutos.
Esto porque se ha demostrado que la capacidad de atención y los niveles de concentración aumentan en los horarios cíclicos.
- Mapa mental
Como emprendedor, seguramente tienes una gran cantidad de ideas dando vuelta por la cabeza. Con este mapa puedes tomar los pensamientos y convertirlos en ayudas visuales, por lo que tendrás una descripción visual fácil de comprender de objetivos conceptuales.
- Sesgo de finalización
Esto sucede cuando tu cerebro busca el placer de completar una tarea. Por lo que, este sesgo engaña a tu cerebro para que se concentre solo en tareas pequeñas. Para evitar esto tienes que mezclar tareas pendientes para no solo hacerte cargo de las pequeñas.
Aprovecha el aprendizaje “justo a tiempo”
Leer mucho es bueno, pero hacerlo con temas que no están relacionados te va a desviar la atención de una tarea en particular. Lo que hace necesario acudir al aprendizaje “justo a tiempo”, consumiendo información relacionada con tu tarea siguiente, los que pueden ser blogs, videos o episodios de podcasts.
Y si tienes miedo a perder el último contenido, la sugerencia es que la dejes para más tarde en herramientas como Evernote.
Camina
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Caminar puede ser el mejor mecanismo para tener objetivos claros. Si esto no es comprendido pronto te darás cuenta que tardarás más tiempo en planificar proyectos y tener un pensamiento creativo/ crítico.
Hay personas como Casey Zeman, fundador de EasyWebinar, que saca a pasear a su perro tres o cuatro veces al día. Lo que lo ayuda a reiniciar listas de tareas e ideas de contenido. Destacando que lo más importante es el ejercicio para los emprendedores, mejorando el estado de ánimo, durmiendo mejor y creando oportunidades.
Tómate “días de avión”
Bryan Hassin notó durante un vuelo internacional que hizo alguno de sus mejores trabajos, por lo que sin distracciones revisó tareas pendientes de alta prioridad. Al final del vuelo no solo había vaciado su bandeja de entrada, también había completado algunas tareas creativas.
Por lo que, la recomendación es que de vez en cuando te tomes días de avión, donde lo que Bryan aconseja es revisar al comienzo de la semana el calendario y declarar un día como hora del avión, apagando toda conexión a la red.
Date cuenta que la distracción vienen en millón de formas
Lyal Avery dice que el contenido es el ejemplo más claro de distracción, quien ha escuchado de numerosos inversionistas, que un CEO que tiene tiempo para bloguear y que no tiene tiempo para hacer el resto de su trabajo es un serio problema.
Pero no siempre es fácil encontrar cuáles son las cosas que nos distraen, siendo la recomendación eliminar las tareas que no contribuyen al crecimiento de tu startup. Un claro ejemplo, es conectarse a una conferencia sin un objetivo en mente, como obtener diez clientes.
No realices múltiples tareas
Creer que hacer muchas tareas te servirá para ahorrar tiempo, pero lo cierto es que esto no funciona.
La ciencia ha descubierto que si estás haciendo demasiado a la vez, estás dañando tu salud mental. La sugerencia es que te concentres por completo en lo que estás haciendo mientras lo llevas a cabo.
Además de asignar mentalmente el tiempo para dedicarlo a una tarea en particular, por lo que durante ese bloque no debes cambiar tu enfoque.
Haz un buen uso de tu tiempo social
El hecho de que no estés trabajando no quiere decir que no seas productivo. Si te encuentras en un evento social o en una pausa de almuerzo puedes conocer a tus compañeros de trabajo y discutir el trabajo desde otra perspectiva.
Lo que quiere decir, que si buscas crear cultura empresarial y establecer relaciones con tu equipo puedes usar el tiempo libre o social. Y como consejo final, anima a tu equipo a hacer lo mismo.
Mantenlo simple
La simplicidad es fundamental y es común caer en el error de depender de demasiadas herramientas. Bastará con tener una sola herramienta para programar, como puede ser el calendario de Google.
También es importante que evites instrumentos complicados que no ofrecen valor y considera que a pesar de que la tecnología ha avanzado, no han logrado satisfacer nuestras necesidades modernas. Donde Calendar es bastante útil al brindar un plan de hasta 10 años.
Ahora estás listo para gestionar el tiempo de tu empresa de forma más eficiente.
